Wichtige Gespräche kommen nicht täglich vor. Doch wir wissen, manchmal gibt es dieses eine wichtige Gespräch in der Woche. Und auf dieses wichtige Gespräch ist eine ideale Gesprächsvorbereitung unerlässlich. Denn wenn Du es nicht tust, könntest Du erstens überrumpelt werden, zweitens könntest Du etwas vergessen. Und drittens könntest Du einfach nicht das Beste herausholen.

Deswegen bietet es sich an, bei wichtigen Präsentationen und bei wichtigen Gesprächen Dir die folgenden sieben Fragen für eine ideale Gesprächsvorbereitung zu stellen:

7 Tipps zur Gesprächsvorbereitung auf einen Blick

Gesprächsvorbereitung – Frage #1: Was ist Dein Minimalziel?

Was ist das Mindeste, was Du aus diesem Gespräch mitnehmen möchtest? Wenn wirklich viele Dinge schief laufen, wenn Du Dich mit Deinem Gesprächspartner nicht einigen kannst – sei es die schlechte Laune und/oder eine schlechte Umgebung – dann möchtest Du trotzdem irgendein Ergebnis im Gespräch erzielen.

Das Minimalziel hängt sehr davon ab, in welchem Job Du tätig bist und mit wem Du gerade sprichst; ob es beruflich oder privat ist. Jedoch verfolgen wir natürlich immer ein Ziel. Ich gebe Dir Zwei Beispiele:

Beispiel 1: Wenn Du Verkäufer bist und Deinen Kunden anrufst. Der Kunde ist vielleicht interessiert, aber er klingt sehr gestresst oder ist auf dem Sprung. Das Minimalziel wäre es, in diesem Gespräch einen weiteren Termin zu finden, an dem der Kunde mehr Zeit hat. Einfach nachfragen!

Beispiel 2: Wenn Du eine Gehaltsverhandlung beim Chef hast und es geht wirklich schief, das heißt: Deine Argumente, warum Du mehr Gehalt bekommen solltest, fruchten nicht und der Chef hat schlechte Laune und auch noch sieben Gegenargumente, warum es dem Unternehmen gerade schlecht geht und Du keine Gehaltserhöhung bekommen kannst.

Ein Minimalziel festlegen in dieser Situation heißt:

„Okay, ich verstehe Ihre Argumente. Dann lassen Sie uns zumindest in sechs Monaten noch einmal darüber sprechen. Und wir achten auf A, B und C. Und wenn sich diese drei Dinge verbessern, dann möchte ich doch meine Gehaltserhöhung von x Prozent.”

Dies waren zwei Beispiele für Situationen, in denen etwas nicht gut läuft und wir dennoch vorher ein Minimalziel definiert haben, um die Gespräche nicht umsonst geführt zu haben.

Hinweis: Jedes Gespräch ist eine Art Verhandlung. Du möchtest mehr Tipps & Tricks erfahren darüber, wie man professionell verhandelt? Dann schau Dir die Video-Lektion „Die 6 häufigsten Verhandlungsfehler – Verhandlungstipps“ aus dem Online-Kurs „Verhandlungstraining: Erfolgreich verhandlen” an:

Gesprächsvorbereitung – Frage #2: Was ist Dein Maximalziel?

Was passiert, wenn alles gut läuft im Gespräch? Was passiert, wenn ich das haben kann, was ich schon immer haben wollte und noch mehr? Wenn wir uns über die Sache x einig werden, was kann da für uns beide zusätzlich herausspringen?

Ein Beispiel: Ich führe ein Interview. Dann ist mein Ziel nicht nur das Interview gut zu führen, sodass mein Gesprächspartner und ich zufrieden sind, sondern anschließend mache ich mir Gedanken: Was wäre denn als Maximalziel noch möglich? Gibt es eine Kooperationsmöglichkeit? Empfehlungsmarketing?

Und so ist dieses große Ziel, ein gutes Interview zu führen, erst einmal nur ein Zwischenschritt und man könnte sich fragen, was denn noch dabei herausspringen könnte. Das kann auch etwas Finanzielles, ein Kontakt oder eine Handynummer sein: Je nachdem, was für ein Gesprächspartner es ist. Und das ist das Maximalziel.

Mache Dir über dieses stets vor dem Gespräch Gedanken. Es läuft ziemlich gut und wenn man sowieso schon auf einer Wellenlänge ist, dann ist es eigentlich fast schon wahrscheinlich, dass auch Dein Maximalzahl zumindest zu 80 Prozent erreicht werden könnte.

Zuerst Dein Minimalziel definieren, was passiert im Worst Case? Und was passiert im Best Case, dem Maximalziel? Das sind mit Abstand die zwei wichtigsten Punkte für eine ideale Gesprächsführung!

Gesprächsvorbereitung – Frage #3: Was ist das passende Smalltalk-Thema?

Man kann nicht sofort mit dem Wichtigen anfangen. Es hat sich in unserer Kultur etabliert, dass wir Smalltalk machen. Natürlich abhängig davon, was für eine Persönlichkeitsstruktur der andere hat.

Das heißt, wenn Du merkst, Dein Gesprächspartner ist eher ein introvertierter Typ, dann wäre es natürlich falsch, ihn nach dem Wochenende und nach seinen Hobbys zu fragen. Wenn Du merkst, dass Dein Gegenüber ein extrovertierter Typ ist, kann das durchaus einen größeren Teil des Gesprächs einnehmen.

Wichtig ist, nach gemeinsamen Interessen zu suchen, und die findest Du heutzutage sehr leicht im Netz. Das heißt also, wenn irgendwas in euren Profilen ähnlich ist, diese gemeinsamen Interessen herausfinden, sich notieren und überlegen, wie man darüber sprechen könnte.

Du bist z.B. Tennisfan und Dein Gesprächspartner sagt, auch er spielt gerne Tennis. Was bietet sich da mehr an, als über das letzte Grand-Slam-Turnier zu sprechen, wo Nadal, vielleicht gegen Djokovic oder gegen Federer gewonnen haben? Irgendwelche Dinge, die euch verbinden, das ist ideal!

Natürlich könnte man auch über das Wetter sprechen, das ist aber nichts, was wirklich Spaß macht. Wenn ihr wirklich ein Thema habt, wofür ihr euch privat interessiert, vielleicht auch beruflich, dann bietet das einen lockeren Einstieg.

Dieses gemeinsame Interesse kann man übrigens sehr leicht bei XING und LinkedIn mit einer kurzen Recherche herausfinden. Überlege Dir eine Einstiegsfrage, mit der Du das Gespräch beginnen könntest.

Gesprächsvorbereitung – Frage #4: Ist Dein Gesprächspartner Fachmann oder Laie?

Es macht einen riesigen Unterschied, wie Du die Dinge einem Experten oder einem Laien erklären solltest. Wenn Du jemanden überzeugen möchtest der vom Fach ist, dann solltest Du natürlich Fachtermini benutzen. Das strahlt Kompetenz aus, denn das ist die Sprache, die der andere auch spricht.

Anders ist es, wenn Du weißt, dass der andere ein Laie ist und keine Ahnung hat. Das sind zwei komplett unterschiedliche Sprachen. Du kannst Dir vorstellen, manche Leute wissen ganz genau, was ich mit dem Wort „Rhetorik“ meine. Und sie wissen auch ganz genau, was „Rhetorik“ ist. Aber es gibt auch Menschen, die gar keine Ahnung haben, was bestimmte Worte wie beispielsweise „Rhetorik“ bedeuten, oder sie definieren sie einfach auf eigene kreative Weise, die nicht der Wissenschaft entspricht. Dennoch möchte ich natürlich auch diese Menschen überzeugen.

Das heißt also: Jeder von uns ist auf einem kleinen Gebiet Fachmann, in vielen anderen Bereichen jedoch ist er Laie. Das kann man natürlich unglaublich gut anhand einer Google-Recherche feststellen, anhand der Berufswege oder der Ausbildung.

Wenn jemand sich die ganze Zeit mit Verhandeln und Argumentation beschäftigt, dann ist er höchstwahrscheinlich kein großer Experte in Programmiersprachen wie Java. Natürlich bestätigen Ausnahmen hier die Regel. Wie soll ich also mit ihm sprechen – in einer Fachsprache oder in einer Alltagssprache? Das definiert das Ergebnis und beeinflusst, ob ihr ein erfolgreiches Gespräch habt oder nicht.

Gesprächsvorbereitung – Frage #5: Wie sieht Dein Gegenüber aus?

Wenn Du mit jemandem telefonierst, öffne ein Foto von ihm, wenn Du nicht weißt, wer es ist. Denn anhand des Fotos kannst Du einen größeren persönlichen Bezug zu ihm herstellen. Du siehst anhand des Gesichtsausdrucks dominante Emotionen eines Menschen bzw. seine Verfassung und bekommst ein Gefühl dafür, was er für einer ist.

Musst Du mit ihm offiziell sprechen oder eher locker? Was ist sein Alter und wie ist wohl seine Art? Das alles hilft Dir natürlich, ein bestimmtes Gefühl für einen Menschen zu entwickeln und ihn besser einzuschätzen.

Gesprächsvorbereitung – Frage #6: Was ist die Motivation Deines Gegenübers?

Was möchte der andere eigentlich? Natürlich sind wir sehr häufig egozentrisch. Das heißt, wir denken erst einmal: Was ist mein Minimal- und Maximalziel? Was möchte ich in diesem Gespräch erreichen?

Aber wir sollten uns natürlich auch fragen: Was will der andere? Wenn er uns bereits kennt, dann vielleicht aus dem Vorgespräch schon heraushören oder sich erinnern, was für den anderen eigentlich interessant oder entscheidend war. Und das ist häufig etwas Unterschiedliches. Daraus entstehen Win-win-Situation.

Wenn für mich Sache A wichtig ist und Sache B eher unwichtig und für den anderen ist es umgekehrt: Sache A ist super unwichtig und Sache B ist wichtig, dann ist das der Stoff, aus dem gute Geschichten geschrieben sind! Insofern sind auch die Gedanken über des anderen Motivation extrem entscheidend.

Frage Dich also, warum dieses Gespräch nicht nur für Dich, sondern auch für den anderen wichtig sein könnte. Ein kurzes Brainstorming hilft. Denn wenn Menschen einem Gespräch oder einem Meeting zugestimmt haben, dann haben sie es natürlich nicht umsonst gemacht, sondern es gibt irgendeinen Grund, sich über die eigene Motivation oder die Motivation des Gesprächspartners zu unterhalten.

Gesprächsvorbereitung – Frage #7: Wie solltest Du Deinem Gegenüber

Klar ist: Niemand möchte unterbrochen werden. Das ist ganz eindeutig. Aktives Zuhören ist extrem wichtig.

Hinweis: Bevor es weitergeht, schau Dir dieses Video zum „Aktiven Zuhören“ aus dem kompletten Online-Kurs „Aktives Zuhören: Empathie in der Kommunikation” an:

Das Wichtigste ist tatsächlich aber zu versuchen, weniger als 50 Prozent zu sprechen. Denn wenn für uns ein Gespräch besonders wichtig ist, dann haben wir sehr häufig das Gefühl, dass wir auf jeden Fall viel einbringen müssen.

Das ist natürlich richtig, wir wollen überzeugen, wir wollen argumentieren. Aber das passiert vor allem dann, wenn wir dem anderen ausführlich zuhören! Wir geben dem anderem Raum und wissen, was für ihn die idealen Argumente sind. Es ist einfach funktional, denn Du hörst viel besser heraus, was der andere braucht; und er hat zusätzlich ein besseres Gefühl im Gespräch.

Du lässt ihm den Vortritt beim Sprechen. Du lässt ihn 51 Prozent oder länger sprechen. Je wichtiger ein Gespräch für Dich ist, desto mehr solltest Du Dich zurückziehen und auf das achten, was der andere sagt – was wir im Alltag natürlich umgekehrt machen.

Bei unwichtigen Gesprächen sind wir dann so passiv wie ein Fisch. Bei aktiven wollen wir wirklich von A bis Z alles genau erklärt haben. Aber es sollte genau umgekehrt sein: Wenn uns etwas wichtig ist, dann sollten wir uns zurücknehmen. Frei nach dem chinesischen Sprichwort:

„Wenn Du es eilig hast, dann mache einen Umweg.”

Wenn Du jemanden schnell überzeugen willst, dann haue nicht gleich Deine drei, vier wichtigsten Argumente heraus, mache einen Umweg: Erst einmal zuzuhören und anschließend hast Du eine größere Chance, passend darauf zu argumentieren.

Zusammenfassung

Mache Dir erstens Gedanken über Dein Minimalziel. Zweitens über Dein Maximalziel. Drittens über ein passendes Smalltalk-Thema anhand einer Recherche.

Beantworte die Frage: Ist der andere eher Fachmann oder Laie – d.h. Alltagssprache oder Fachsprache verwenden? Vor allem bei Telefonaten: Foto heraussuchen und dieses Foto zumindest kurz vor dem Gespräch anschauen.

Sechstens: Gedanken über seine Motivation machen und letztlich ihn natürlich nicht unterbrechen, aktiv zuhören aber vor allem weniger als 50 Prozent reden.

Jetzt weißt Du, auf welche sieben Dinge Du achten musst, wenn ein wichtiges Gespräch ansteht. Viel Erfolg!

Autor: Wladislaw Jachtchenko