Die Slide-show bei einem Vortrag ist wie die Klavierbegleitung für eine Sängerin. Zu Klavier klingt ihre Stimme noch schöner – aber die Solistin singt auch unbegleitet einwandfrei.

Eine gute Begleitung zu spielen ist eine Kunst. Ebenso ist es eine Kunst, eine wirkungsvolle PowerPoint-Präsentation zu gestalten. Wirkungsvoll, weil sie Ihren Vortrag bereichert. Aber immer dezent im Hintergrund, während Sie als Solist im Vordergrund stehen.

Wir haben drei grundlegende PowerPoint-Regeln, die Sie beachten sollten. Und möchten Sie darüber hinaus Ihre Präsentationsfähigkeit mit PowerPoint verbessern, dann werfen Sie einen Blick auf unser Präsentationstraining.

PowerPoint-Regel Nr. 1: Machen Sie’s aussagekräftig

Eine Begleitung macht nur dann Sinn, wenn sie etwas anderes spielt, als die Solo-Stimme – aber die Tonart muss passen.

Übertragen auf Ihre Präsentation heißt PowerPoint-Regel Nr. 1: Ihre Slides sind eine stimmige Ergänzung zu Ihrem Vortrag. Wiederholen Sie bitte nicht alles, was Sie sagen, in Stichpunkten auf den Folien. Damit machen Sie sich selbst überflüssig. Der Blick der Zuschauer klebt an der Wand.

Was dürfen Sie auf Ihre Folien schreiben?

1. Schlagwörter und Schlüsselbegriffe
2. Komplexe Fachausdrücke oder Zahlen
3. Abreitsaufgaben und Instruktionen

Um Ihre Inhalte zu veranschaulichen, eignen sich Fotos oder grafische Darstellungen meist viel besser, als Text. Grafiken machen Inhalte greifbar. Und Bilder vermitteln Emotionen. Seien Sie kreativ und bedenken Sie gleichzeitig: Bilder und Cliparts sind dafür da, eine Botschaft zu vermitteln – Ihre Botschaft! Versetzen Sie sich in die Position Ihres Zuschauers. Welche Wirkung hat Ihre Präsentation auf ihn? Versteht er die Botschaft? Wird er zum Nachdenken angeregt?

PowerPoint-Regel Nr. 2: Machen Sie’s übersichtlich

Eine Solistin wird es vermeiden, drei Schlagzeuger und eine Blaskapelle hinter sich aufzustellen.

Ebenso liegt es auch Ihnen, als Redner, am Herzen, dass Ihre Zuhörer niemals von den wesentlichen Inhalten abgelenkt werden. Für Ihre Präsentation bedeutet das: Gestalten Sie Ihre Folien übersichtlich!

Mit zu viel Text oder zu vielen Farben wirken Ihre Slides schnell überladen. Damit erschlagen Sie Ihre Zuschauer. Orientieren Sie sich deshalb an folgenden Faustregeln:

• Höchstens 3 Stichpunkte pro Folie
• Höchstens 2 verschiedene Farben
• Höchstens 1 Schriftart und Schriftgröße (ausgenommen Überschriften)

Außerdem empfiehlt es sich, abschließend jede Folie noch einmal sorgfältig durchzugehen und sich die Frage zu stellen: Wird die zentrale Botschaft auf den ersten Blick sichtbar?

Hinweis: Wenn Sie sich neben PowerPoint-Regeln auch für die 3 häufigsten Rhetorik-Fehler in PowerPoint-Präsentationen interessieren, dann werfen Sie einen Blick in die folgende Video-Lektion aus dem Online-Kurs „Präsentieren mit PowerPoint: Begeistere Dein Publikum„:

PowerPoint-Regel Nr. 3: Machen Sie’s einheitlich

Einem professionellen Pianisten sollte es gelingen, die Solistin mit einer konsistenten Lautstärke zu begleiten.

Auch ein professioneller Vortrag zeichnet sich durch seine Einheitlichkeit aus. Eine gute Grundlage bietet ein einheitliches Design. Dafür können Sie eine Vorlage wählen oder Ihr Design eigenhändig erstellen. Mit dem Folienmaster ist das ein Kinderspiel. Und die Mühe lohnt sich: Ein eigenes Design hat den Vorteil, dass Sie die Ränder mit Ihrem Namen, Ihrem Firmenlogo oder Ihrer Kontaktadresse versehen können.

So ist jede Folie Ihnen zuzuordnen. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, jede Folie einheitlich mit dem Titel und Datum des Vortrags zu versehen, sowie mit einer Seitenzahl. Auf diese Weise steht jede Slide immer im Kontext Ihrer gesamten Präsentation.

Sofern noch nicht durch Ihr Design vorgegeben, stellen Sie eine einheitliche Positionierung von Titel und Bildern sicher. Sie wollen Ihre Zuschauer nicht ablenken, durch Bilder, die hin-und-her-hüpfen oder ihre Größe verändern.

Zuletzt bleibt noch darauf zu achten, dass Sie ähnliche Bilder oder Cliparts verwenden. Entweder Zeichentrickfiguren oder inspirative Landschaftsfotografien – entscheiden Sie sich für einen einheitlichen Stil.

Wenden Sie die PowerPoint-Regeln an – mit unserem Praxis-Guide in 5 einfachen Schritten:

1. Schritt: Ziel und Zielgruppe festlegen

Sie haben bestimmt schon gecheckt, ob sie die Masterfolie und das Design Ihres Auftraggebers verwenden dürfen. Oder etwa nicht? In jedem Fall ist es ratsam bei der gesamten Gestaltung der Präsentation stark am Publikum zu orientieren. Fragen Sie sich also immer: Wie wirkt dieses Bild, diese Schriftart und diese Grafik auf meine Zuschauer?

2. Schritt: Legen Sie ein einheitliches Layout fest

Nichts ist nerviger, als im Nachhinein jedes Bild und jedes Textfeld überprüfen und korrigieren zu müssen, wenn deren Anordnung nicht einheitlich ist. Deshalb zahlt es sich immer aus, sich zu Beginn auf ein Layout festzulegen. Kleiner Tipp: Verwenden Sie Führungslinien (linke Maustaste), um Ihr Muster-Layout festzuhalten.

3. Schritt: Gliederung der Inhalte

Ziel dieses Schrittes: Vollständigkeit und Übersichtlichkeit. Sie haben die Abfolge Ihrer Inhalte ja bestimmt schon vorbereitet. Dann bedeutet dieser Schritt für Sie, den Flow Ihrer Inhalte auf die Präsentation zu übertragen. Möglicherweise wollen Sie den Anfang der Präsentation spannend und mitreißend gestalten. Spätestens auf der zweiten Folie empfiehlt es sich dann, die Gliederung abzubilden. Halten Sie sich an diese Gliederung. Das ist zu Ihrem eigenen Vorteil: So stellen Sie sicher, dass Sie den roten Faden nicht verlieren.

4. Schritt: Gestaltung der Folien

Jetzt kommt der Schritt, mit dem die meisten Menschen beginnen: Die Gestaltung der Folien. Wichtig bei diesem Schritt ist, dass die Folien als Ergänzung zu Ihrem Vortrag sehen. Copy & Paste ist verboten! Seien Sie lieber kreativ, suchen ein paar aussagekräftige Bilder oder erstellen eine Grafik. Ihr Publikum wird es Ihnen danken!

5. Schritt: Folien bereinigen

Zum Schluss gehen Sie noch einmal über jede Folie. Dabei suchen Sie einerseits nach Rechtschreibfehlern und fragen sich gleichzeitig bei jedem Inhalt kritisch: Ist diese Information notwendig? Oder kann ich sie kürzen, vereinfachen oder streichen?

Voilà. Fertig ist Sie, Ihre Präsentation.

Möchten Sie mehr an Ihrer Präsentationsfähigkeit ganz bequem von zu Hause arbeiten und mit Hilfe von praxisorientierten Tipps & Tricks im Gedächtnis Ihres Publikums bleiben? Dann schauen Sie sich etliche freie Lektionen unseres Online-Kurses „Präsentieren mit PowerPoint: Begeistere Dein Publikum“ an mit bereits über 3.500 eingeschriebenen Teilnehmern.

Autor: Johannes Stark